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Shopware-ERP-Anbindung: So funktioniert der Datentransfer mit ETL-Tools

von | 26. Nov 2020

Ansicht einer Verbindung von Steinen, Icon und Artikeltitel

Wie arbeiten die typischen Schnittstellen von Online-Shops mit Umsystemen wie ERP- oder Logistik-Systemen zusammen und welche Daten sind davon betroffen? Wir geben einen Einblick, wie eine Shopware-ERP-Anbindung funktioniert und wie ETL-Tools den Datentransfer unterstützen.

In einem Unternehmen kommen in der Regel unterschiedliche Systeme für spezielle Geschäftsprozesse zum Einsatz. Schnittstellenanbindungen stellen dabei einen reibungslosen Austausch der Daten zwischen allen angebundenen Systemen und damit auch den reibungslosen Prozessablauf sicher. Idealer Weise bietet auch Ihr Online-Shop entsprechende Schnittstellen. Diese sind zum Beispiel zur Verarbeitung von Bestellungen des Online-Shops in der Unternehmens-IT notwendig. Ein zwischen diesen Systemen eingesetztes ETL-Tool ermöglicht hierfür den Datenabgleich. Am Beispiel einer Shopware-ERP-Anbindung soll dieser Prozess des Datenaustauschs näher erklärt werden.

Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung des Datentransfers

Analyse der vorliegenden Daten

Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Datentransfer zwischen ERP, Shopware und PIM via ETL-Tool

Zu Beginn eines Datenintegrations-Projektes wird natürlich die Ausgangslage beider Systeme verglichen. Es ist wichtig zu wissen, welche Daten in welchen Formaten in den jeweiligen Systemen vorhanden sind. Erst mit dieser Analyse können die Anpassungen der vorliegenden Daten beim Austauschprozess bestimmt werden. Im ERP-System sind die Informationen als Produktstammdaten hinterlegt, die ebenfalls für den Online-Shop wichtig sind. Ein gutes Beispiel ist die Artikelnummer, die man für den Kaufabschluss benötigt. Sie erlaubt eine eindeutige Zuordnung der bei einer Bestellung georderten Produkte. Das ERP-System ist für gewöhnlich die Quelle dieser Nummer und nutzt sie in der Buchhaltung, in der Materialwirtschaft oder für die richtige Produktauswahl im Lager. Nach einer Produktanlage im ERP-System sollte diese Nummer also korrekt im Shop landen. In der Regel sind die Daten des ERP-Systems für einen Verkauf über den Shopware-Online-Shop jedoch nicht ausreichend. Sie werden häufig direkt im Online-Shop-System oder einem Produkt-Informations-Management-System (PIM) um weitere Marketingtexte, Produktnamen, Bildmedien etc. ergänzt. Für eine ordnungsgemäße Verarbeitung sind die Daten in allen involvierten Systemen also mit den fehlenden Informationen anzureichern.

Shopware-ERP-Anbindung: zum Austausch bestimmter Daten

Im Shop wie auch im ERP-System sind Daten hinterlegt, die zur Verarbeitung von Bestellungen zwingend notwendig sind. Insbesondere bei sogenannten Bewegungsdaten, also Daten, die sich im Falle eines Handelsgeschäfts auch dynamisch ändern können, ist es notwendig, mit gewisser Planung zu starten.

Preise

In einem ERP-System sind oft feste Preise hinterlegt, die in den Online-Shop übertragen werden. Diese müssen nicht zwangsläufig mit dem Verkaufspreis übereinstimmen. Nehmen wir den einfachen und auch üblichen Fall der Marketing-Aktion „5% Rabatt für den Abschluss eines Newsletter-Abos“. Hier gewährt der Shop eigenständig einen Rabatt, den das ERP-System nicht kennt und generiert damit eigene „Marketing“-Preise. Diese „Marketing“-Preise sind Bestandteil des Shopware-Online-Shops und werden über dort hinterlegte Regeln (z. B. Rabattaktionen) bestimmt. Beim Datentransfer ist es hier wichtig, dass das ETL-Tool die Daten so übermittelt, dass das ERP-System auch mit den neuen Preisen arbeiten kann und den Rabatt berücksichtigt. Wohingegen im B2B-Handel oftmals im ERP-System mit komplexen Preisberechnungen gearbeitet wird, bis hin zu kundenindividuellen Preisen. Es macht in einer solchen Situation selten Sinn, die gesamte Preislogik des ERP-Systems auch im Online-Shop abzubilden. Hier sollten sich ERP- und Shop-System in Echtzeit über Preise austauschen.

Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung zum Datentransfer: Preise

Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung zum Datentransfer: Bestände

Bestände

Zusammen mit dem Preis ist der Bestand Teil der Bewegungsdaten des Produkts. Spätestens, wenn Bestellungen nicht nur über den Shop eintreffen, kennt nur das ERP- oder das Logistik-System den korrekten Bestand. Der Bestand kann sich sehr schnell ändern, weshalb zeitnahe Bestands-Updates zwischen den Systemen erfolgen müssen. Diese Updates orientieren sich an der Geschwindigkeit, mit der sich die Bestände ändern – sprich Produkte im Shopware-Online-Shop verkauft werden oder anderweitig das Unternehmen verlassen. Im ERP-System kann häufig mit sogenannten reservierten Beständen oder Sperrbeständen gearbeitet werden. Im ersten Fall werden jedem Verkaufskanal Bestandsmengen zugewiesen und im zweiten Fall werden, aufsteigend nach Priorität, Verkaufskanäle gesperrt, sobald eine bestimmte Bestandsmenge unterschritten wird. In der Praxis könnte der Produktbestand bei einer niedrigen Menge etwa auf dem Amazon-Marktplatz als „nicht verfügbar“ ausgewiesen werden. Auf diese Weise vermeidet man Lieferengpässe und die Restbestände können Sie über den eigenen Online-Shop („nur noch wenige Stück auf Lager“) verkaufen, bis neue Waren geliefert werden.

Kunden

Im B2C- und B2B-Handel geht man mit Kundendaten unterschiedlich um, weshalb beide Bereiche kurz beleuchtet werden. Im B2B-Geschäft werden Kunden regelmäßig im ERP-System angelegt. Das ist wichtig, da der Kunde hier häufig keine Einzelperson ist, sondern das Unternehmen als juristische Person mit eigener Kundennummer und verschiedenen Akteuren aufgenommen wird. Eine Zuweisung von Bestellungen zum Unternehmen kann im Online-Shop dann per Angabe der Kundennummer erfolgen, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter eine Bestellung aufgibt. Der „Besteller“ ist damit nicht identisch mit dem „Kunden“. Der Online-Shop überträgt die zur Bestellabwicklung notwendigen Kundendaten spätestens mit der Bestellung. Dies gilt sowohl im B2B- als auch im B2C-Fall. Im B2C-Fall reicht es aber auch meist aus, erst dann den Kunden im ERP-System zu erfassen. Es besteht hier sogar die Möglichkeit, die Kundendaten komplett aus dem ERP-System heraus zu halten. Indem ein Sammel-Debitor genutzt wird und der Nachweis der Einzelverkäufe aus dem Shop heraus erfolgt.
Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung zum Datentransfer: Kunde

Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung zum Datentransfer: Bestellung

Bestellungen

Die Daten der Bestellung werden vom Online-Shop an das ERP-System übertragen. In den Bestelldetails müssen Informationen wie Artikel und Preise, anfallende Umsatzsteuer und Versandkosten ausgewiesen sein. Wie bereits oben erwähnt, ist es wichtig, dass das ERP-System den übermittelten Preis akzeptiert. Auch wenn für den jeweiligen Artikel ein anderer Preis im ERP-System hinterlegt ist, muss der tatsächliche Verkaufspreis für eine korrekte Abrechnung in der Buchhaltung genutzt werden. Darüber hinaus werden Kundendaten, wie Rechnungs- und Lieferadresse, sowie Zahlungs- und Versandinformationen zusammen aus Shopware übermittelt. Diese Daten sind für die Bestellbearbeitung bedeutend, um an weitere Systeme die Art der Lieferung, den Versanddienstleister und die Bezahlmethode zu melden.

Bestellstatus

Schließlich ist der Bestellstatus ein wichtiger Bestandteil beim Datentransfer an einer Shopware-ERP-Anbindung. Das ERP-System arbeitet mit zwei Statusmeldungen: dem Versand- und dem Bezahlstatus. Beim Versandstatus sind Informationen wie Retoure oder Pakettracking-Nummer – also der Bearbeitungsstand der Lieferung – relevant. Die Änderung des Versandstatus ist natürlich vom Bezahlstatus abhängig, auf den das System reagieren muss. Abhängig von der Zahlungsart wird auf Geld gewartet (Kauf auf Rechnung) oder eine Bestellung gilt als bezahlt und der Versand kann initiiert werden. Zum Beispiel gilt die Rechnung beim Kreditkartenkauf für das ERP-System als beglichen und der Versand erfolgt. In diesem Fall beginnt ein weiterer Prozess, bei dem das Zahlungssystem reagieren muss, um den Zahlungseingang zu vollziehen.
Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Schematische Darstellung zum Datentransfer: Bestellstatus

Funktion einer typischen Anbindung zwischen Shop-System und Umsystem am Beispiel Shopware-ERP-Anbindung

Wenn wir das als einen vereinfachten Prozess betrachten, sieht das in etwa wie folgt aus:

1.

Das ERP-System übermittelt die vorhandenen Produktdaten an das ETL-Tool. Hier werden die Daten für den Online-Shop aufbereitet und in ein passendes Zielformat gebracht. Für Shopware ist dies JSON für die REST-API.

2.

In Shopware angekommen werden diese Produkt-Stammdaten um weitere Marketing-Informationen angereichert. Wir gehen hier von einem Prozess ohne PIM aus.
Grafik zum Datentransfer ERP-Shopware

Grafik zur Veranschaulichung des Datenaustausches zwischen zwei Systemen und deren Schnittstellen mittels ETL-Tool

3.

Bestandsdaten gelangen in den Online-Shop und Preise werden gesondert aus dem ERP übertragen.

4.

Mit der vollständigen Pflege, Bestand und Preisen ist der Artikel verkaufsfertig und wird „aktiviert“.

5.

Im Online-Shop geht eine Bestellung ein. Die Bestellung mit allen Bestelldetails, Liefer- und Rechnungsadresse, Versandart, Zahlart und Bezahlstatus werden über das ETL-Tool zum ERP übergeben.

6.

Im ERP wird die Bestellung prozessiert, was eine Bestandsänderung zur Folge hat und im Falle des Versands, auch eine Änderung des Bestellstatus.

7.

Die neuen Bestände werden zur Aktualisierung der Angaben in den Shopware-Online-Shop zurückgesendet.

8.

Der Bestellstatus wird vom ERP an den Shop übergeben.

Für den Datentransfer zwischen zwei Systemen wie Shopware und einem ERP sind neben Datenformaten (XML, JSON, IDOC, …), dem Transport- und Zugriffsweg (VPN, SFTP, REST, SOAP, …) auch die Inhalte – also die Semantik der Daten – von Relevanz. Ein gutes ETL-Tool ermöglicht den Datenzugriff für einen gegebenen Datentransfer, erlaubt die Konversion zwischen unterschiedlichen Formaten und ermöglicht den Umbau der Daten. Damit werden kleine Herausforderungen in den Daten, wie sie z. B. dadurch entstehen, dass Straße und Hausnummer in einem System in zwei Feldern, im anderen aber nur in einem stehen, nicht zur großen Herausforderung für die IT.
Nähere Informationen zu ETL-Tools und deren Vorteilen, finden Sie im Artikel „Was ist ETL und wie ETL-Tools den Datentransfer ermöglichen?“.