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Was ist PIM? – Produkt-Informations-Management

von | 25. Feb 2021

Was ist PIM - Agentur EXCONCEPT

Ein PIM-System hilft verschiedensten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und eine Flut von Daten unternehmensweit problemlos zu verwalten. Wie es das schafft und was ein PIM ist, erklären wir im Folgenden.

Was ist PIM – Eine Definition

PIM ist im Bereich E-Commerce die gängige Abkürzung für Produkt-Informations-Management. Es beschreibt die allgemeine Bereitstellung von Produktinformationen im Unternehmen. Ein Produkt-Informations-Management-System, oder kurz PIM-System, bezieht dabei relevante Produktdaten aus den angebundenen Unternehmenssystemen und stellt die so gesammelten Informationen über verschiedene Kanäle an verschiedenen Standorten zur Verfügung. Es ermöglicht dabei die zentrale Pflege sowie problemlose Verwaltung der Daten und synchronisiert sie mit dem Ausgangssystem.

Ein PIM-System ist demnach eine Datenbank-Software, die alle Informationen rund um Produkte wie technische Dokumentationen, Datenblätter, Sprachversionen und Bildmedien zusammenträgt und medienneutral für die Präsentation und den Verkauf des entsprechenden Produktes in den jeweiligen Kanälen bereithält.

Die nachfolgende Grafik ist eine vereinfachte Darstellung eines PIM-Systems. Sie veranschaulicht die Daten und Aufgaben, die das System übernimmt und auf die wir in den nächsten Abschnitten näher eingehen.

Fun-Fact:

PIM steht neben dem genannten Begriff als Abkürzung auch für weitere Bezeichnungen, darunter: Personal Information Manager, Plattform Independent Model und Protocol Independent Multicast. Wir möchten hier aber auf den im E-Commerce gebräuchlichen Produkt-Informations-Management-Begriff näher eingehen.

PIM-System Grafik der PIM-Agentur

Drittsysteme, aus denen das PIM-System Daten bezieht

Bevor wir über die Daten sprechen, ist es sinnvoll, auf die Systeme einzugehen, die mit dem PIM in Verbindung stehen. Wie der Name bereits sagt, arbeitet ein PIM-System mit Produktinformationen und bezieht seine Daten möglichst aus allen mit Produktinformationen verbundenen Systemen. Dazu zählen beispielsweise ERP (Enterprise-Ressource-Planning), PLM (Produkt-Lebenszyklus-Management), Bilddatenbanken, Marketing-Software oder auch Lieferantenportale. Daneben können beispielsweise auch noch industriespezifische Systeme wie CAD (Computer-Aided Design) oder PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) relevante Informationen zu Produkten liefern. Um den reibungslosen Datenaustausch zwischen all diesen Systemen zu gewährleisten, verfügt ein PIM-System zumeist über offene Schnittstellen zu diesen Systemen.

Diese Daten nutzen PIM-Systeme

Ein PIM-System konzentriert sich üblicherweise auf die Sammlung vertrieblich- und marketing-relevanter Informationen, wie wir noch bei den Ausgangskanälen sehen werden. Im Austausch mit dem ERP-System erhält das PIM-System vor allem Informationen, die mit dem Bestellvorgang in Verbindung stehen. Zu dieser Art von Produktdaten zählen etwa Artikelnummern, Preise und Logistikdaten.
Technische Produktinformationen wie Größe, Farbe, Material und weitere Produkteigenschaften kommen aus den Lieferantenportalen beziehungsweise bei eigener Fertigung aus der Produktion. Diese Daten können mit verschiedenen Bildmedien und Produktbeschreibungen aus dem Marketing-Bereich ergänzt werden. Darüber hinaus geben Lieferantenportale beispielsweise Sendungsnummern an das PIM-System weiter. In Verbindung mit einem CRM-System können Produktdaten ebenso im Zusammenspiel mit Kundendaten betrachtet werden. Wie kann ein PIM mit dieser Menge an Produktinformationen also arbeiten?

PIM-Funktionen und wie mit Daten gearbeitet wird

Was ist typisch für PIM? Die PIM-Funktionen lassen sich mit den Begriffen konfigurieren, anreichern, verwalten und übersetzen bereits sehr gut umreißen. Mittels Schnittstellen sammelt das PIM die jeweiligen Informationen aus den Systemen und reichert diese um weitere Daten bis zu möglichst umfangreichen Produktdatensätzen an. Das Produkt-Informations-Management erlaubt hierbei die zentrale und standortunabhängige Datenpflege aller Produktinformationen: es speichert und verwaltet die produktbezogenen digitalen Medien und Produktdaten. Gleichzeitig ermöglicht es die Konfiguration und Übersetzung der Informationen und tauscht die aktuellen Produktinformationen mit den angebundenen Systemen aus. Dadurch wird eine doppelte Datenpflege vermieden. Schließlich ist ein PIM-System natürlich in der Lage, die auf diese Art organisierten Daten an verschiedene Kanäle in der erforderlichen Form auszugeben.

In welche Kanäle übermittelt ein PIM Produktdaten?

Ein PIM-System ist natürlich nicht nur eine Sammlung und Verwaltung von Produktinformationen, sondern unterstützt Unternehmen bei der Prozessoptimierung. Es hält Daten für die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen vor, die diese in unterschiedlichsten Kanälen ausgeben. So dienen die Produktinformationen unter anderem als Grundlage für Website-Inhalte, Produktkataloge und -dokumentationen ebenso wie für Sortimentsstrategien im Handel. Die Kanäle hierfür sind:

Website

Das PIM-System befüllt die Website mit aktuellen Produktdaten und stellt neue Artikel mit aktuellen Informationen und passendem Bildmaterial als dynamische Inhalte auf der Seite vor.

E-Commerce, der Online-Shop und Marktplätze

Sowohl bei der Produktpräsentation als auch bei der Abwicklung von Bestellungen im Online-Shop oder auf Marktplätzen werden zeitnah verschiedenste Produktinformationen benötigt. Diese machen eine enge Verknüpfung der beteiligten Systeme notwendig.

Mobile Anwendungen

Produktinformationen werden ebenfalls bei der Präsentation auf Sozialen Medien zur Vermarktung sowie für mobiles Shopping verwendet.

Druckmaterialien

Neben dem Online-Auftritt können PIM-Systeme die Informationen der Produkte auch für Marketingmaterialien bereitstellen, etwa für die Erstellung von Katalogen und Broschüren in Grafikprogrammen.

CRM

Mit der Verbindung zu einem CRM können Produktkäufe für Marketingzwecke ausgewertet werden. In der Praxis erhalten Kunden auf diese Weise passende Produktempfehlungen zu ihren Wunschartikeln.

ERP

Erhält ein PIM-System Produktdaten von Lieferantenportalen, sind diese Informationen auch zur Bestellverarbeitung an das ERP zu übermitteln.

Microsoft Office

Verschiedene Dokumente und Mailings wie Angebote oder Newsletter können aus verschiedenen Systemen über das PIM mit akkuraten Produktdaten zuverlässig und fehlerfrei bestückt werden.

Was ist PIM  – Auf einen Blick

PIM steht für die Optimierung von Unternehmensprozessen, die mit Produktinformationen in Verbindung stehen. PIM ist dann eine erfolgreiche Lösung, wenn der Datenaustausch und Abgleich zwischen vielen Systemen und Abteilungen nicht nur aufgrund der großen Datenmenge, sondern auch aufgrund von zu hohem Arbeitsaufwand kaum noch zu bewerkstelligen ist.